Organisaation sähköisestä perehdytysoppaasta apua kesätyöntekijöiden, sijaisten ja harjoittelijoiden perehdyttämisessä

Jaa sivu:

Työhön perehdyttämisen ja opastuksen tärkeyttä ei voida aliarvioida silloinkaan, kun kysymys on kesätyöntekijästä, sijaisesta, harjoittelijasta, vuokratyöntekijästä, ulkoisesta palvelutoimittajasta tai vaikkapa opinnäytetyötä tekevästä lyhytaikaisesta työntekijästä. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan perehdyttämään jokaisen työntekijän työhön ja työolosuhteisiin, työvälineiden oikeaan käyttöön ja turvallisiin työtapoihin.

Tämä koskee niin kesätyöntekijää puistotöissä tai hautausmaalla, opettajan sijaista koulussa kuin harjoittelijaa konepajassakin tai rakennustyömaalla. Hyvän perehdyttämisen innoittamana lyhytaikaisesta sijaisesta saattaa kehittyä rautainen ammattilainen. Perehdytyksen onnistumisella on myös suuri imagoarvo. Hyvin tehty perehdytys tuottaa lisäarvoa rekrytoinneissa.

Perehdytykseen on organisaatiossa varattava riittävästi resursseja ja aikaa. Eikä yrityksen perehdytysopasta kannata unohtaa silloinkaan, kun työpaikalle tulee TET-jaksoa suorittava peruskoululainen vaikka hän onkin työpaikalla vain 1–2 viikkoa. Etukäteen kannattaa varmistaa myös se, että perehdytysmateriaalit ovat ajan tasalla.

Ajantasainen yrityksen perehdytysjärjestelmä tarjoaa ”kättä pitempää” apua perehdyttäjälle niin kesätyöntekijän, uuteen tehtävään siirtyvän kuin kovan luokan ammattilaisenkin kanssa työmenetelmien muuttuessa. Yleistä perehdytystä ja tehtäväkohtaista työopastusta tarvitaan myös yleisten työolosuhteiden muuttuessa, josta hyvänä esimerkkinä käy maailmanlaajuinen pandemia, jonka aikana jokaisen työolot ja työnsisältö jollakin tavoin muuttuu.  

Perustiedot ja organisaation tavoitteet

Kesätyöpaikka on hyvin monelle nuorelle ensimmäinen todellinen kosketus ja kokemus ”oikeasta työstä”. Tärkeää on, että työpaikalle tuleva otetaan oikealla tavalla vastaan ja että hän saa alusta pitäen oikeat tiedot ja valmiudet tehtävänsä kunnolliseen suorittamiseen ja työyhteisö tietää uudesta tulijasta.

Lyhytaikaisiinkin työsuhteisiin tulevien työntekijöiden perehdytys kannattaa suunnitella huolellisesti etukäteen. Perehdyttäminen on prosessi, joka alkaa jo rekrytointi-ilmoituksesta ja rekrytointitapahtumasta ja jatkuu aina työn sisällön selvittämiseen ja lopulta perehdyttämisen arviointiin.

Kesätyöntekijän, harjoittelijan, sijaisen, opinnäytetyötä tekevän tai muun tilapäisessä työsuhteessa olevan on ennen työhön ryhtymistä saatava tiedot organisaation toiminnasta ja tavoitteista. Hän saa myös kuvauksen työtehtävästä ja tämän nimenomaisen työn tavoitteista.

Luonnollisesti perustietoihin kuuluvat tiedot työajasta, tauoista päivittäisen työajan aikana, palkasta, mahdollisista ylitöistä ja niiden korvaamisesta. Ensimmäistä kertaa työelämään sijoittuvan on saatava myös tarkat tiedot siitä kenen puoleen hän voi kääntyä kysymyksineen ja ongelmineen.

Hyvä on, jos hän voi oppia työn sisällön ammattitaitoisen työntekijän ohjauksessa, ryhmän tukemana ja hänelle on nimetty tukihenkilö, jolta hän saa apua hankalissa tilanteissa. 

Kokemattomalle kaikki voi olla uutta

Kesätyöntekijälle kaikki työelämän rutiinit, velvoitteet, vastuut, oikeudet ja keskeiset työelämää säätelevät lait voivat olla uusia asioita. Kaikki voi olla uutta, se on tarpeen muistaa perehdytyksessä. 

Itse työtehtävään perehdyttämisen lisäksi kausityöntekijän on ymmärrettävä työaikojen täsmällisen noudattamisen merkitys, kuka johtaa työyksikköä ja millainen on organisaation johtamisjärjestelmä, kuinka menetellä sairastumistapauksissa, ketkä toimivat työpaikalla työntekijöiden luottamushenkilöinä ja keitä kaikkia perehdytettävän työyksikköön kuuluu.

Vakituisessa työsuhteessa oleville tai riittävästi aiempaa työkokemusta omaavalle voi olla selvää kuinka poissaoloista ilmoitetaan tai kuinka ruokailu työpaikalla on järjestetty. Nuorelle ja kokemattomalle työntekijälle nämäkin asiat ovat uusia.

Työturvallisuus ja ergonomia

Työturvallisuuden laiminlyöminen tai tietämättömyys turvallisuustekijöistä voi olla kohtalokasta uudessa tehtävässä aloittavalle. Kausityöntekijän perehdytyksessä on painotettava sellaisiakin seikkoja, jotka kokeneemmalle työntekijälle ovat jokseenkin selviä.

Esimerkiksi moni kesätyöntekijä ei ole aiemmin käyttänyt yksinkertaisiakaan työkoneita ja -laitteita, eikä tiedä niiden käyttöön liittyvistä riskeistä. Moni opetus- tai kasvatusalalla sijaistava taas voi olla tietämätön organisaation toimintatavoista ongelmatapauksissa.

Perehdyttäjän tehtävä on esitellä käytettävät koneet, laitteet ja työkalut yksityiskohtaisesti ja neuvoa niiden oikea käyttö ja käytettäessä vaadittavat henkilönsuojaimet ja suojavarusteet. Perehdytettävän on myös saatava tietoa, kuinka toimia häiriö- ja onnettomuustilanteissa niin teknisten laitteiden kuin ihmistenkin kanssa.

Lyhytaikaiseen työsuhteeseen tulevankin on tiedettävä kuinka työ tehdään ergonomisesti parhaimmalla tavalla, jottei sijaisuus, harjoittelu tai kesätyö keskeydy väärästä työasennosta johtuvaan kiputilaan tai vammaan.

Kuuntele, varmista, vastaa 

Outoon työyhteisöön tuleva nuori voi olla hyvin epävarma, jopa pelokas, tai vastakohtaisesti ylireipas ja tietävä. Perehdyttäjällä on oltava sen verran psykologista silmää ja perehdyttäjäkokemusta, että hän huomaa mistä narusta on paras vetää perehdytettävän pitämiseksi oikealla uralla.

Perehdytettävän kanssa on hyvä keskustella ja varmistaa, että hän on ymmärtänyt asiat oikein. Häntä on rohkaistava kysymään ja hänen kysymyksiinsä on vastattava asiallisesti. Hyvä perehdyttäjä muistaa, että kaikki voi olla uutta. Perehdyttäjä ja kokeneemmat työtoverit seuraavat perehdytettävän työskentelyä ja opastavat häntä työn ohessa tarvittaessa ja kannustaa tätä kehittämään itseään. 

Kannusta, älä lannista

Nuoren työntekijän kanssa parasta kanssakäymistä on keskusteleminen, tosiasioiden korostaminen ja rohkaisu. Perehdytyksen on perustuttava kannustamiseen, ei lannistamiseen. Jos sijainen, harjoittelija, kausi- tai kesätyöntekijä asettaa jonkin toiminnon kyseenalaiseksi ja esittää mielestään paremman toimintatavan, on parasta selvittää toimiiko se, ja soveltuuko se koko työprosessin kokonaisuuteen.

Hyvä työyhteisö ei jätä uutta jäsentään pelkästään perehdyttäjän tai työhön opastajan vastuulle, vaan ottaa hänet osaksi ryhmää, kannustaa häntä ja tarjoaa hänelle kollektiivista apua. Uuden tulokkaan olisi saatava kokea, että hän on tärkeä jäsen työyhteisössä ja että hänen onnistumisensa on kaikille tärkeää.

Pro Perehdytyksen avulla onnistut paremmin myös lyhyiden ja normaalista poikkeavien työsuhteiden perehdyttämisessä ja opastamisessa. Nuoret kokevat helposti vanhojen perehdytysoppaiden perinteiset materiaalit ja toteutuksen vanhanaikaiseksi ja odottavat työnantajilta moderneja sähköisiä työkaluja ja/tai järjestelmiä.

Hyvä perehdytyssuunnitelma ottaa huomioon kaikki työntekijät

Hyvä perehdytys jakautuu perehdyttämiseen ja työnopastukseen. Ensiksi mainittu perehdyttää työpaikan käytäntöihin ja toinen henkilökohtaisiin tehtäviin ja vastuisiin.  

• kokonaisuuden vastuuhenkilö
• perehdyttämisen tavoitteet
• perehdyttämisen suunnitelmallisuus ja resurssit (aika / raha / henkilö)
• perehdytyksen ja työnopastuksen käytännön vastuuhenkilöt sekä heidän koulutus
• perehdytyksen henkilökohtainen suunnitelma
  • ennakkoperehdytys ennen ensimmäistä työpäivää
  • ensimmäinen työpäivä
  • ensimmäinen viikko
  • ensimmäinen kuukausi
  • perehdytyksen jatkuvuus seuraavina kuukausina
• erilaiset perehdytettävät
  • kesätyöntekijät
  • nuoret työntekijät
  • harjoittelijat / opiskelijat
  • pitkältä vapaalta palaavat
  • vuokratyöntekijät
  • ulkomaalaiset työntekijät
• tehtäväkohtainen työnopastus ja opastajien koulutus
• hiljaisen tiedon hyödyntäminen
• työsuhdeasiat
• työmenetelmien ja -tapojen, koneiden ja laitteiden sekä toimintaympäristöjen muutosten huomioiminen
• perehdytysdokumenttien säilytys ja allekirjoitukset
• palautteen antaminen perehdytyksestä / perehdytyksen kehittäminen
• tietosuojan / henkilötietojen käsittelyn huomioiminen
• sekä organisaation omat lisäkohdat

Kuvakaappaus perehdytyssuunnitelman lomakkeesta: